Aplikasi Rental Barang: Jadwal Sewa, Deposit, dan Denda

Usaha sewa terlihat sederhana: barang keluar, barang kembali, uang masuk. Kenyataannya, pemilik rental kamera, motor, atau alat camping harus mengingat unit mana yang sedang keluar, kapan harus kembali, berapa deposit yang dipegang, dan berapa denda bila terlambat. Satu kesalahan saja bisa berarti dua pelanggan dijanjikan kamera yang sama. Artikel ini membahas apa yang perlu dicatat dan fitur yang perlu dicari di aplikasi rental barang.

Empat hal yang wajib tercatat di setiap sewa

1. 1Unit dan jadwal: barang apa, berapa unit, mulai kapan, kembali kapan.
2. 2Tarif dan lama sewa: per jam, per hari, atau per minggu, dan bagaimana sisa waktu yang tidak penuh dihitung.
3. 3Deposit: jaminan yang dikembalikan saat barang kembali, terpisah dari biaya sewa.
4. 4Kondisi saat kembali: tepat waktu atau terlambat, baik atau rusak, dan catatan seperti "charger tidak ada".

Contoh hitungan sewa, deposit, dan denda

Contoh berikut hanya ilustrasi. Sebuah kamera disewakan Rp150.000 per hari dengan deposit Rp1.000.000 per unit dan denda telat Rp150.000 per hari.

• Sewa 3 hari, 1 unit: biaya sewa Rp450.000 + deposit Rp1.000.000 = Rp1.450.000 dibayar di awal.
• Kamera kembali tepat waktu dalam kondisi baik: deposit Rp1.000.000 dikembalikan penuh. Pendapatan Anda Rp450.000.
• Kamera kembali terlambat 1 hari: denda Rp150.000 dipotong dari deposit, yang dikembalikan Rp850.000. Pendapatan Anda Rp600.000.
• Sewa yang lewat satu jam ke hari berikutnya umumnya dihitung satu hari penuh. Tuliskan aturan ini di syarat sewa agar tidak jadi perdebatan.

Fitur yang perlu ada di aplikasi rental barang

• Stok unit yang kembali: ketersediaan dihitung dari jumlah unit dikurangi yang sedang disewa pada tanggal yang sama.
• Pelanggan memilih tanggal sendiri dan langsung melihat apakah unit tersedia.
• Minimal dan maksimal lama sewa, misalnya minimal 2 hari untuk tenda.
• Deposit per unit yang tercatat terpisah dari biaya sewa.
• Denda keterlambatan yang dihitung otomatis saat barang kembali.
• Daftar hari ini: siapa yang mengambil, siapa yang harus kembali, siapa yang sudah terlambat.
• Harga berbeda untuk musim ramai, misalnya akhir pekan atau libur panjang.

Cara kerja tipe toko Rental di Etalasse

Etalasse punya tipe toko Rental untuk usaha yang menyewakan barang yang akan dikembalikan: kamera, perlengkapan camping, gaun pesta, kendaraan, atau alat pesta. Saat mendaftar, pilih jenis usaha Sewa.

Syarat sewa di setiap produk

Setiap produk punya bagian syarat sewa: satuan tarif (per jam, hari, atau minggu), jumlah unit yang Anda miliki, lama sewa minimal dan maksimal, deposit per unit, dan denda per periode keterlambatan. Harga produk adalah tarif per satuan itu, sehingga diskon dan promo tetap bisa dipakai seperti biasa.

Yang dilihat pelanggan di toko online

Di halaman produk, pelanggan memilih tanggal mulai dan selesai (atau jam, untuk sewa per jam), melihat apakah unit tersedia, lalu melihat rincian biaya sewa, deposit yang dapat dikembalikan, dan totalnya sebelum membayar. Jika semua unit sudah tersewa pada rentang itu, pelanggan diminta memilih tanggal lain. Unit yang kembali tanggal 5 bisa langsung disewa lagi mulai tanggal 5.

Mengelola sewa sehari-hari

Halaman Rentals di dashboard menampilkan ringkasan Reserved (sudah dipesan), Out now (sedang dibawa), Due today (harus kembali hari ini), dan Overdue (terlambat). Sewa yang lewat jadwal ditandai terlambat secara otomatis, mengikuti zona waktu toko Anda (WIB, WITA, atau WIT).

1. 1Saat pelanggan mengambil barang, tandai picked up.
2. 2Saat barang kembali dalam kondisi baik, catat pengembalian. Denda keterlambatan dipotong dari deposit dan Etalasse menunjukkan jumlah yang perlu Anda kembalikan.
3. 3Saat barang kembali rusak, pilih kondisi rusak. Pilihan ini menahan seluruh deposit, dan Anda bisa menambahkan catatan kerusakan.
4. 4Jika pelanggan batal sebelum mengambil, batalkan sewa dan unit kembali tersedia.

Pengembalian deposit ke rekening pelanggan tetap Anda transfer sendiri. Etalasse mencatat angkanya agar tidak salah hitung. Untuk harga akhir pekan atau musim libur, fitur Aturan Harga (mulai paket Growth) bisa dipakai, dan tarif sewa mengikuti tanggal yang disewa, bukan tanggal pelanggan memesan. Lihat harga untuk detail paket.

Syarat sewa yang sebaiknya tertulis

Aplikasi membantu menghitung, tetapi aturan main tetap harus jelas sejak awal. Tulis syarat ini di deskripsi produk atau halaman toko:

• Identitas yang diminta saat pengambilan, misalnya KTP asli atau kartu pelajar.
• Cara menghitung lama sewa dan jam pengembalian paling lambat.
• Besar denda per hari atau per jam keterlambatan.
• Apa yang terjadi bila barang rusak atau hilang, termasuk bila kerugian melebihi deposit.
• Kelengkapan yang harus kembali: baterai, charger, tas, tali, pasak tenda.

Rental motor dan mobil: catatan tambahan

Untuk kendaraan, catat juga nomor polisi, kilometer, dan isi bensin saat keluar dan kembali di kolom catatan. Etalasse menghitung ketersediaan per jumlah unit, bukan per nomor polisi, jadi bila Anda ingin melacak tiap kendaraan secara terpisah, buat satu produk untuk setiap kendaraan dengan satu unit.

Pilihan offline: Etalasse Mini Rental

Bila Anda belum butuh toko online dan semua sewa terjadi di tempat, edisi Rental dari Etalasse Mini berjalan offline di Android dan Windows. Tarif per jam, hari, atau minggu, deposit yang tidak dihitung sebagai omzet, daftar jatuh tempo, denda otomatis, dan biaya kerusakan sudah tersedia. Gambaran lain untuk jenis usaha ini ada di halaman solusi untuk rental.