Stok Opname Barang: Cara Hitung Stok Tanpa Ribet

Angka stok di aplikasi hampir tidak pernah sama persis dengan barang di rak. Ada barang rusak yang dibuang tanpa dicatat, salah hitung saat barang datang, atau barang yang diambil untuk dipakai sendiri. Stok opname adalah kegiatan menghitung fisik barang lalu mencocokkannya dengan catatan, supaya angka stok kembali bisa dipercaya. Artikel ini menjelaskan cara melakukannya dengan rapi, membaca selisihnya dalam Rupiah, dan mencegah selisih yang sama terulang.

Apa itu stok opname dan kenapa penting

Stok opname berarti menghitung jumlah barang yang benar-benar ada, lalu membandingkannya dengan jumlah di sistem. Selisihnya bisa minus (barang kurang) atau plus (barang lebih). Tanpa stok opname, stok di sistem pelan-pelan menjauh dari kenyataan, dan akibatnya terasa di tempat lain:

• Pembelian ulang meleset. Sistem bilang masih ada 20, padahal di rak tinggal 5.
• Toko online menjual barang yang sudah habis, lalu Anda harus membatalkan pesanan.
• Laba di laporan terlihat lebih besar dari kenyataan, karena barang yang hilang tidak tercatat sebagai kerugian.
• Kebocoran tidak ketahuan. Selisih kecil yang berulang di barang yang sama adalah tanda ada yang perlu diperiksa.

Seberapa sering perlu stok opname

Tidak ada aturan baku. Patokan yang praktis untuk usaha kecil:

• Mingguan untuk barang yang cepat laku, mahal, atau mudah hilang: rokok, pulsa fisik, kosmetik, aksesoris HP.
• Bulanan untuk sebagian besar barang lain.
• Menyeluruh setiap 3 sampai 6 bulan, atau sebelum tutup buku tahunan.
• Seketika saat ada pergantian karyawan yang memegang gudang atau kasir.

Anda tidak harus menghitung seluruh toko sekaligus. Stok opname per kategori, misalnya minggu ini minuman dan minggu depan makanan ringan, jauh lebih ringan dan tetap efektif.

Langkah stok opname di Etalasse

Fitur stok opname tersedia mulai paket Growth (Rp 149.000 per bulan). Alurnya dibuat supaya penjualan yang terjadi saat Anda menghitung tidak mengacaukan hasil:

1. 1Buat sesi stok opname dari menu Produk di dasbor dan pilih barang yang akan dihitung. Sesi baru berstatus draf.
2. 2Mulai menghitung. Sistem menyimpan jumlah stok saat itu sebagai pembanding.
3. 3Isi jumlah hasil hitungan untuk setiap barang. Hitung per rak atau per kardus, dan minta orang kedua menghitung ulang barang yang mahal.
4. 4Periksa selisihnya. Etalasse menghitung selisih otomatis: jumlah hitungan dikurangi jumlah di sistem.
5. 5Selesaikan sesi. Stok di sistem diubah menjadi jumlah hasil hitungan, dan sesi tersimpan sebagai riwayat.

Membaca selisih stok dalam Rupiah

Selisih jumlah barang baru terasa artinya setelah dikalikan harga modal. Contoh ilustrasi dari satu sesi stok opname di toko kelontong:

• Mi instan: sistem 48 bungkus, hitungan 45. Selisih −3 × harga modal Rp3.000 = −Rp9.000.
• Minyak goreng 1 liter: sistem 24, hitungan 22. Selisih −2 × Rp16.000 = −Rp32.000.
• Sabun mandi: sistem 30, hitungan 31. Selisih +1 × Rp4.500 = +Rp4.500, kemungkinan salah catat saat barang datang.

Total selisih sesi ini −Rp36.500. Angkanya kecil, tetapi kalau terulang setiap minggu di barang yang sama, nilainya menjadi besar dalam setahun. Yang lebih penting dari totalnya adalah polanya: barang apa yang selalu kurang, dan pada shift siapa.

Mencegah selisih terulang

Stok opname membereskan angka, tetapi pencegahannya ada di pencatatan harian. Etalasse menyediakan beberapa alat untuk itu:

• Penyesuaian stok dengan alasan. Barang rusak, kedaluwarsa, hilang, dipakai sendiri, atau diretur ke supplier dicatat dengan alasannya, sehingga laporan stok hilang bisa dibaca per penyebab.
• Purchase order (paket Growth ke atas). Pesanan ke supplier dicatat dulu, lalu barang diterima sebagian atau seluruhnya. Stok bertambah sesuai yang benar-benar datang.
• Peringatan stok menipis (semua paket). Atur batas minimum per produk, dan Anda mendapat notifikasi saat stok menyentuh batas itu, termasuk ringkasan harian.
• Label barcode (paket Growth ke atas). Barang tanpa barcode bisa diberi label, sehingga kasir memindai, bukan memilih manual, dan salah pilih barang berkurang.
• Transfer stok antar cabang (paket Growth ke atas, untuk toko dengan dua cabang atau lebih). Barang yang dikirim berstatus dalam perjalanan sampai diterima, dan kekurangan saat diterima tercatat.

Pencatatan stok, peringatan stok menipis, dan penyesuaian sudah bisa dipakai sejak paket Free. Bandingkan isi tiap paket di halaman harga, atau lihat seluruh fitur dasbor di halaman Dasbor.

Contoh jadwal untuk toko kecil

Sebuah toko kelontong dengan sekitar 400 barang bisa membagi stok opname menjadi empat kelompok: minggu pertama minuman, minggu kedua makanan ringan dan mi, minggu ketiga kebutuhan rumah tangga, dan minggu keempat rokok serta barang bernilai tinggi. Setiap sesi cukup 30 sampai 45 menit sebelum toko buka, dan dalam sebulan seluruh toko sudah dihitung sekali. Rokok dan barang mahal bisa dihitung ulang setiap minggu karena paling sering selisih.

Checklist stok opname

1. 1Tentukan kategori atau rak yang dihitung hari ini.
2. 2Selesaikan dulu semua barang masuk dan retur yang belum dicatat.
3. 3Buat sesi stok opname dan mulai hitung.
4. 4Hitung per lokasi, beri tanda pada rak yang sudah selesai.
5. 5Hitung ulang barang mahal atau barang dengan selisih besar.
6. 6Selesaikan sesi dan catat penyebab selisih yang Anda ketahui.
7. 7Bandingkan dengan sesi sebelumnya: barang mana yang selisihnya berulang?

Untuk toko kelontong dengan ratusan barang, halaman solusi warung & toko kelontong menunjukkan alur stok yang paling sering dipakai. Kalau Anda baru mulai mencatat penjualan, baca dulu panduan aplikasi kasir gratis.

Pertanyaan yang sering diajukan